Como gerenciar e eliminar o RETRABALHO?

Como gerenciar e eliminar o RETRABALHO?

Esse é um dos grandes problemas nas indústrias em geral, principalmente nas empresas de comunicação visual, ramo que estou utilizando neste exemplo e no qual sou especialista (com 36 consultorias completas em gestão empresarial realizadas), e outras que atendem clientes com vendas personalizadas.

O RETRABALHO pode acontecer devido aos seguintes FATORES/IRREGULARIDADES:

– Briefing (pedido) do cliente com informações INCOMPLETAS (na maioria dos casos)

– Erros nos processos causados pelo colaborador ou pcp (falta de atenção)

– Falhas nas máquinas e equipamentos (por falta de nobreak, ajustes corretos e outros)

– Defeitos na matéria prima/material auxiliar

Os MOTIVOS principais são estes:

– Falta de informações no briefing

– Orçamento mal preenchido / incompleto

– Ficha técnica incompleta

– Disfunção / desajuste de cores ou arte / criação ou arquivo

– Falta de informações na Ordem de Produção (OP)

– Atraso na entrega no PCP (planejamento e controle da produção)

– Falta de material no estoque ou com defeito

– Problemas na impressão (máquina ou matéria prima)

– Corte ou refile ou acabamento mal feito

– Falta de atenção na fabricação / acabamento

– Problema na instalação por falta de ferramentas / máquinas

– Problema na instalação por problemas técnicos de engenharia

– Problema na instalação por falta de informações do Consultor

– Problema na OP por falta de controle de qualidade

– Outros problemas constatados em algum setor

Podemos ELIMINAR totalmente o RETRABALHO?

É difícil, mas perfeitamente possível, e em minhas consultorias temos alcançado excelentes resultados, eliminando “quase” que totalmente este grande problema.

O primeiro passo é fazer um BRIEFING correto, completo com todos os detalhes possíveis, veja dicas completas no ebook: Comunicação Visual 10.0.

Depois que a empresa cria o BRIEFING de acordo com o pedido do cliente, vemos, por experiência de outras empresas do mesmo ramo, que a redução chega a ser de 90% nos retrabalhos. Este documento é um dos mais importantes no setor comercial, pois é com o mesmo que o ORÇAMENTISTA irá providenciar a proposta comercial para o cliente, com a sua respectiva FICHA TÉCNICA, que será utilizada para retirar o material do estoque (matéria prima e material auxiliar). Com tudo isso em ordem, quando o CLIENTE aprovar o orçamento (cujo briefing está anexo), é que a 2ª. etapa dos processos se inicia, com a elaboração da ORDEM DE PRODUÇÃO (também com detalhes no ebook acima).

Uma vez que está tudo em ordem, com a arte pronta, e todas as Ordens de Produção (de todos os processos) estão ok, é hora de iniciar os processos de acordo com as orientações do Briefing, respeitando, também, a FICHA TÉCNICA anexa ao processo.

Caso o seu colaborador atente para todos os detalhes e mantenha o FOCO na execução das tarefas, dificilmente haverá erros e, portanto, o retrabalho é eliminado nos mesmos.

Existem sim, falhas em equipamentos, por dezenas de problemas que podem ocorrer durante a produção do material, mas, com certeza, uma manutenção preventiva e limpeza diária do equipamento, vai colaborar para que estes problemas sejam minimizados.

Além disso temos, infelizmente, alguns problemas na aquisição de matérias primas (as mais diversas possíveis), e isso pode ser totalmente eliminado com uma boa parceria com fornecedores e, principalmente, uma VISTORIA COMPLETA na hora que estes materiais chegam na empresa. Lógico que em BOBINAS de BANNERs ou ADESIVOS isso fica praticamente impossível, mas quando constatada alguma irregularidade, o fornecedor deve ser informado e o material deverá ser substituído sem custo algum, já que o problema passa a ser do fornecedor e da empresa fabricante.

Como gerenciar os retrabalhos?

Com a necessidade constante dos meus clientes / amigos / parceiros neste controle, criei uma planilha, completa, que atende todas estas necessidades.

Na aba mensal (modelo acima) você encontra, além destas informações de gerenciamento mensal, 100 (cem) linhas para o registro individual de cada RETRABALHO (RNC) ocorrido no mês, de janeiro à dezembro, para que possa exercer o controle do ano todo, com índices e controles financeiros dos custos ocasionados pelos retrabalhos, tais como: matéria prima/ auxiliar/tintas, custo de mão de obra e outros custos vinculados ao retrabalho, tais como: combustível, pedágio, hospedagem, refeições, etc…. além do MINUTOS perdidos em cada ocorrência.

Nesta mesma planilha você vai encontrar uma ABA com um modelo, já pronto, de RNC (Relatório de Não Conformidade). É assim que chamamos este documento no Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, já que minha consultoria tem este sistema como base na organização das empresas.

Você terá, também, dois modelos de contratos de prestação de serviços, um para free lancer e outro para empresa terceirizada, completos e com diversas cláusulas que poderão ser editadas e adaptadas à sua empresa com, de preferência, supervisão do seu advogado.

E, para o gerenciamento ficar mais completo ainda, temos a ABA de ANÁLISE, que consiste em apresentar os principais dados (todos automáticos) para que você tenha plenas condições de analisar o movimento do mês e tomar as devidas providências junto a sua equipe.

Lógico que esta planilha só poderia ser considerada completa se tivesse gráficos gerenciais para facilitar a visualização dos principais fatores, gerando maior rapidez na tomada de decisões. Além disso com os gráficos gerenciais o entendimento pela equipe é mais fácil.

Como você pode ver além de apresentar as maneiras de eliminar os retrabalhos forneço, também, esta planilha gerencial que controla absolutamente todos os dados para que o empresário, além de ter conhecimento geral a respeito dos problemas, pode, também, tomar decisões mais assertivas para eliminar os mesmos, junto com toda a sua equipe.

Outros documentos são, também, fundamentais para a organização da empresa, e você pode ver vários no Ebook: Comunicação Visual 10.0, no site organizesuaempresacv.com.br, inclusive vários complementos que, implantando na sua empresa, o retrabalho será TOTALMENTE ELIMINADO. Veja a apresentação da planilha em: 

Esta planilha, e várias outras, criadas por mim, estão à disposição, no mesmo site /loja, e no meu canal do youtube para você conhecer, fique a vontade.

Wilson Giglio

Wilson Giglio

Consultor em Gestão Empresarial | Organizador de Empresas e Equipes | Mentor de Negócios e Empresários | Consultor de Processos ISO 9001 | Skype: wilson.giglio1 | Whatsapp (dúvidas): (11) 912181790
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