Organograma. O que é e para que serve?

Tem origem no século XX e vem da palavra grega ORGANON, que significa INSTRUMENTO, relacionado a palavra ERGON, que significa TRABALHO, mais GRAMMA, que significa texto.

O resultado é configurado como a formação de um texto, completo, que será utilizado como instrumento de trabalho e retrata a ORGANIZAÇÃO e ESTRUTURA de uma empresa.

Serve, também, para deixar claro, a todos os colaboradores, clientes e parceiros, como funciona a empresa, quais os departamentos, a hierarquia, bem como as responsabilidades e centros de custos.

Ao vermos essa “figura”, na representação gráfica, fica fácil identificar todo o conjunto da empresa, e de maneira: simples, clara e objetiva.

Agora, vamos fazer uma analogia?

Imagine um TIME DE FUTEBOL completo, então temos o TÉCNICO que comanda e LIDERA toda a equipe, os preparadores físicos, a equipe médica, o pessoal de cuida dos uniformes e outros itens, e, por fim, os jogadores do time. Cada um em sua função. Eventualmente o técnico pode TROCAR a posição de um jogador, até para experimentar uma nova posição, mas os demais membros do TIME são fixos, especialistas em suas atividades e, portanto, não podem ser colocados em nova posição. Um jogador NÃO PODE, de forma alguma, ACUMULAR DUAS OU TRÊS POSIÇÕES, pois se fizer isso o time corre o risco de perder o jogo. E não é este o objetivo. Certo?

Em uma empresa é a mesma coisa, cada colaborador, independentemente da posição que está, é o RESPONSÁVEL pela sua área. Eventualmente pode cobrir um outro, ou aprender uma nova posição, mas não pode assumir a responsabilidade, a não ser que tenha sido contratado para isso ou que tenha possibilidades de, treinando, assumir mais uma, inerente ao seu trabalho. Lógico que existem funções, na empresa, que o colaborador é o responsável por diversos departamentos ou setores, mas sempre pertinente à sua atividade profissional e faz parte integrante da mesma, principalmente nos casos de diretoria ou gerência.

O que eu vejo, na maioria das empresas que já fiz consultoria desde 1990, é que o EMPRESÁRIO ou SÓCIO quer assumir TODA A EMPRESA, não delega autonomia ou autoridade para outro colaborador e, muitas vezes, não quer contratar alguém para ajuda-lo para que fique mais livre para ADMINISTRAR a empresa, cujo papel é de sua inteira responsabilidade, e acaba assumindo várias funções ou responsabilidades deixando a empresa com deficiência de tarefas, afinal, enquanto está fazendo outras coisas não assume a sua verdadeira função.

Uma boa parte destes empresários, são especialistas na parte COMERCIAL ou de PRODUÇÃO e não entendem quase nada de administração, ficando totalmente perdidos no decorrer do tempo. Primeiro porque não querem deixar as suas áreas, pois são especialistas nas mesmas e, segundo, porque não confiam em contratar um profissional para ajudar, além da falta de conhecimento até para assumir a função que realmente lhe é pertinente.

Então, o que fazer?

Você, empresário, leu a analogia certo, viu que o seu papel é igual ao do TÉCNICO, deve administrar o time, comandar, motivar, liderar, planejar, “exigir” da equipe (com sutileza, mas firme), mas, ao mesmo tempo, ajudar e colaborar em tudo o que for possível para que cada um cumpra, com perfeição (o máximo possível) e responsabilidade, o seu papel, a sua função na equipe.

Você, empresário, não pode e não deve querer assumir toda a responsabilidade de todos os departamentos da empresa já que cada responsável deve fornecer relatórios gerenciais de suas áreas para que você ADMINISTRE a empresa, tenha tempo de analisar os relatórios, preparar o planejamento estratégico e financeiro, ver o que está errado e procurar soluções para resolver, além de desenvolver novos clientes e produtos para crescer, sempre.

Você, empresário, é o responsável direto pela situação que a sua empresa está agora e estará no futuro, pense: onde você quer estar daqui a 5 anos? Como é que você vai fazer isso se está preocupado em vender ou produzir (ou pode ser qualquer outra atividade que seja especialista), e não está fazendo o que deve?

Isso não quer dizer, de forma alguma, que você não pode ir nestes departamentos, acompanhar algum trabalho, ou deixar de atender algum cliente (principalmente aqueles especiais), na verdade é este o seu papel, além das suas responsabilidades normais, é verificar se tudo está em ordem, se existe algum problema e dar orientações para resolver o mesmo. Acompanhar o trabalho de sua equipe é fundamental para que haja a união necessária, afinal o objetivo de todos é um só: serem campeões.

Certo?

O organograma acima é um modelo simples para as empresas de comunicação visual mas pode ser facilmente adaptado para qualquer tipo de empresa. Existem outros modelos, até mais complexos e de outras formas, mas, este modelo, é apenas um primeiro passo para a sua empresa, caso ainda não tenha um.

Lembrando que um organograma não é “engessado”, na verdade o mesmo tem que ser “flexível” para que pessoas e departamentos possam interagir entre si, além de colaborar sempre que for possível (aliás isso é fundamental em um TIME, certo?). Não existe nada demais quando um colaborador ajuda outro, mesmo que seja de outro setor.

Um empresário que tem visão de futuro e, consequentemente, quer sua empresa organizada e com pessoal estruturado vai providenciar um responsável para cada SETOR e, se for possível, para cada departamento.

Este é um dos trabalhos realizados na Consultoria em Gestão Empresarial e serve para nortear como serão formados os departamentos, seus responsáveis e integrantes, além de possibilitar descrever, posteriormente, na implantação do Sistema de Gestão dos Recursos Humanos, as responsabilidades diretas e secundárias de cada função.

Fico à disposição.

Wilson Giglio

Consultor em Gestão Empresarial

Organizador de Empresas e Equipes

Skype: wilson.giglio1